Ante todo ser creativo y ágil para responder frente a las eventualidades
BTBOX Eventos Digitales Inteligentes
Sabemos que ha sido otro año extremo para la industria de eventos y reuniones, la aparición de la variante Delta, hizo que muchas de las expectativas que se tenían para el 2021 nuevamente se vean postergadas.
Afortunadamente, el avance de los programas de vacunación genera expectativas positivas sobre un eventual retorno a los encuentros persona a persona tanto en eventos y reuniones de negocios para la primera mitad del 2022.
Con el fin de prepararnos para el 2022, de una revisión realizada a distintas entrevistas realizadas a expertos de la industria, hemos identificado 3 recomendaciones que encontramos relevante compartirles.
1.-El foco debe estar en lograr un efectiva interacción de los participantes
Los datos respecto de la interacción de los participantes en un evento constituyen un insumo valioso que nos ha dejado el tiempo en pandemia, y que debes aprovecharlo para encarar los eventos en 2022.
Una enseñanza fundamental es que debes dejar en el pasado pensar a la organización de eventos exclusivamente como la coordinación logística y de hospitalidad. Es mucho más que esto.
Conocer qué le gustó al participante, cómo interactúo, que sesiones eligió, cuánto tiempo permaneció conectado, etc.-, te brinda insights respecto de su experiencia y cómo diseñar en los próximos eventos — independientemente de su formato -.
Entender de principio a fin el recorrido o viaje del participante en tu evento es algo que debe quedar integrado como un paso fundamental en tu estrategia, siendo la empatía el recurso más relevante.
Solamente ahí, serás capaz de crear la combinación adecuada de contenidos y soporte, lograr las interacciones deseadas, y especialmente, cumplir las expectativas de cambio que has planteado como objetivo de tu programa.
Lee: ¿Conoces el “Event Canvas” y por qué utilizarlo para la planificación de tu próximo evento?
Considerando lo anterior, nunca dejes de aprender de tus participantes en cada uno de tus eventos o reuniones de negocios. Afortunadamente, tecnologías como BTBOX, te ayudan a generar los insights necesarios para que hagas de ese aprendizaje, la base para diseñar mejores experiencias en cada evento.
2.-Definir el modelo de gestión para la organización de eventos y reuniones
La gestión de los datos es importante para aprender y mejorar cada propuesta, y también para definir la estrategia detrás de la programación y comunicación de tus eventos.
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Sean eventos presenciales, virtuales o híbridos, es fundamental que seas capaz de orientar la gestión y la toma decisiones oportunas en áreas como planificación, presupuesto, mitigación de riesgos, seguridad y cuidado y comunicación.
Responder a las diferentes expectativas de manera efectiva será esencial, especialmente, actuar de forma creativa y ágil ante cualquier eventualidad, sin poner en riesgo ni a inversionistas (patrocinadores, empresas, etc.), ni a tus participantes.
La tecnología es un aliado clave, más cuando la gestión y toma de decisiones en la gestión y organización depende de una efectiva gestión de datos.
Otro aspecto significativo, es la definición de estándares y protocolos orientados a asegurar la sustentabilidad y la seguridad. No puedes dejar nada al azar menos la seguridad y el cuidado.
Y, la comunicación, no sólo para ser capaz de extender las posibilidades de tus eventos, sino también, para llegar oportunamente con los mensajes a tu audiencia y socios y aliados de tu evento.
3.-Fortalecer la relación con proveedores
La incertidumbre y el COVID, redefinieron los parámetros claves que darán forma a las relaciones con proveedores cuando de la organización de eventos y reuniones se trata.
La flexibilidad, las políticas de cancelación, los servicios y asistencia serán fundamentales, así como también, el compartir valores en torno a la sustentabilidad, la seguridad y el cuidado.
Todos estos en conjunto, será la base para crear sinergias y consolidar sólidas relaciones que impulsen a configurar el negocio para el largo plazo.
Ten identificados a aquellos proveedores claves, y no olvides integrar una lista con los proveedores de tecnología — como BTBOX -, y hazlos tus preferidos.
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