De acuerdo a una encuesta realizada por EMB Events 2021, los ingresos en los eventos provinieron principalmente del patrocinio.
Hay tantas empresas afuera que cuando sales a identificar patrocinadores, pareciera que vas a buscar una aguja en un pajar.
En realidad el proceso puede ser más sencillo de lo que parece, siempre que trabajes previamente tu estrategia y diseñes tu evento con el suficiente tiempo para que los potenciales patrocinadores puedan también planificar y asignar los recursos en sus presupuestos.
Diseñar tu evento y su estrategia te permitirá responder a preguntas claves que el potencial patrocinador querrá conocer como son: el por qué, el cómo y el para quién. Te habrás dado cuenta que las tres son preguntas estratégicas relevantes para cualquier tipo de proyecto, y, evidentemente, tu evento también debe ser capaz de responderlas.
El por qué implica definir la causa o el propósito al que te comprometes. -Como lo indica Simon Sinek, es respondiendo al por qué — dentro de este contexto — que serás capaz de crear la confianza para que socios y participantes quieran ser parte de tu propuesta.
Entender tu propósito, te permite definir los objetivos y los valores de tu evento, y hará más sencillo comunicar lo que quieres lograr. Además, será un imán para aquellas empresas que se identifican con el propósito que impulsas, y que querrán ser parte de tu evento.
Asimismo, definir éste aspecto estratégico, te permitirá crear un filtro, para que tu búsqueda pueda enfocarse exclusivamente en empresas que comparten tu propósito y valores, y donde seguro tendrás mayor éxito.
El cómo implica que tienes claramente definidas las experiencias que crearás para los distintos participantes de tu evento y todo los aspectos claves para la implementación (logísticos, tiempos, aliados, etc.).
Además, supone que has definido las diversas formas o mecanismos que ofrecerás a tus patrocinadores para que no solamente puedan promover sus marcas y productos, sino también, puedan conectar e interactuar con los participantes e incluso puedan monitorear y medir sus resultados dentro del evento.
La visibilidad que ellos puedan lograr para el segmento o nicho que para ellos es relevante, es lo que debes ser capaz de demostrar.
El para quién es fundamental, ya que implica que tienes identificados a tus participantes y claramente caracterizado a los distintos perfiles.
Una clara caracterización de los perfiles, hará posible que puedas segmentar e hipersegmentar audiencias, lo que será de gran valor para tus potenciales patrocinadores. Ellos reconocerán el hecho que puedan conectar inmediatamente — a través de distintos mecanismos sean publicitarios o tecnológicos como BTBOX — con prospectos de valor y potenciales clientes.
Aliados, siempre serán claves en un evento. Si se trata de un evento que ya ha ganado cierto prestigio, posiblemente, atraer nuevos patrocinios resulte una tarea más sencilla; pero, cuando se trata de un evento nuevo, los aliados pueden jugar un rol fundamental. Se trata de empresas, organizaciones o personas que por su nivel de reconocimiento dentro del mercado objetivo, darán cierto empuje a tu evento y especialmente, lo harán más atractivo a los ojos del potencial patrocinador.
Caracteriza el perfil ideal del patrocinador de tu evento. Antes de salir a buscar, define quién es tu patrocinador. Por ejemplo, si tu evento promueve principios de sostenibilidad y cuidado del ambiente, debes aplicar un filtro y seleccionar a los potenciales patrocinadores que compartan los principios y valores que buscas promover. Entonces, determina previamente todos los criterios que sean claves, y que te permitan filtrar previamente a los potenciales patrocinadores.
Ten en cuenta que hay empresas que en promedio reciben hasta 10.000 propuestas de patrocinio!!! Entonces, debes asegurarte que tu propuesta destaque al ser el match ideal para la empresa, además, hacer previamente tu tarea, te permitirá gestionar tu tiempo de forma inteligente.
Considerando lo anterior, busca construir una relación de largo plazo. Con tantas organizaciones y eventos buscando patrocinio, debes trabajar seriamente en tu networking y las relaciones con las personas. Acercarte a las organizaciones, conoce a las personas, participa en los eventos que ya están patrocinando, debate sobre sus intereses y busca evaluar en conjunto las oportunidades para trabajar colaborativamente. Verás que si has puesto empeño en el desarrollo de esas relaciones, cuando llegue el momento de presentar tu propuesta, el proceso será mucho más sencillo.
Una vez que has construido tu estrategia, esquematizado el diseño de tu evento, generado alianzas, y caracterizado el tipo de patrocinar que necesitas; define objetivamente el tipo de apoyo que requieres. Esto es, además de responder a las preguntas estratégicas, demuestra cómo se utilizarán los recursos, el monto de recursos requerido, el número de patrocinadores previsto, los esfuerzos e inversiones que ustedes como organizadores del evento realizarán, etc.
Además, sintetiza los beneficios para los patrocinadores, y genera alternativas, de manera que ellos también puedan optar por aquella que mejor se ajuste a sus propios objetivos y lo que buscan lograr dentro de tu evento.
Hazlo con el debido tiempo. Cuando buscas patrocinios para tu evento, debes pensar que cada empresa u organización tiene sus propios procesos internos, tanto para que un proyecto sea considerado y aprobado, como para que los recursos sean asignados. En este sentido, el tiempo es clave, con la debida preparación, no sólo demostrarás tu profesionalismo, sino también, tendrás el margen necesario para realizar ajustes o reconsiderar algún aspecto de tu estrategia y así asegurarte lograr los resultados esperados.
Monitorea y evalúa tus resultados. No pierdas de vista cada paso que das en tu proceso de búsqueda de patrocinadores. ¿A qué nos referimos con el proceso? Es tanto la construcción de las relaciones que vas consolidando con las personas claves en la organización o empresa, como el hecho de ir conversando y socializando la propuesta que has presentado hasta que puedas encontrarte con las personas claves en el proceso de toma de decisiones. Entonces, el proceso no empieza y termina en presentar una propuesta, sino es el camino que sigues en la gestión de las relaciones que van consolidando.
Desde ya, te deseamos mucha suerte en tu próximo evento, estamos seguros que conseguirás el apoyo que requieres y lograrás los resultados esperados.
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